מערכת ה-SAP הפכה להיות כלי עבודה מרכזי הנחוץ לבתי עסק רבים. במקרים שבהם נדרשים מנהלי העסק לעשות שימוש במערכת זו, עולה השאלה האם כדאי להעסיק ולהכשיר עובדים במיוחד לשם המטרה.
מערכת ה-SAP הפכה להיות כלי עבודה מרכזי הנחוץ לבתי עסק רבים. במקרים שבהם נדרשים מנהלי העסק לעשות שימוש במערכת זו, עולה השאלה האם כדאי להעסיק ולהכשיר עובדים במיוחד לשם המטרה, או שיש להעדיף שירותי מיקור חוץ. על מנת לבצע את ההחלטה הנכונה, חשוב לשים לב לשיקולים הבאים.
עלות כספית
כדי שבית עסק יוכל לשגשג ולצמוח, צריך שיתקיים בו מתח רווחים שיאפשר זאת. על כן, השאלה המרכזית שמנהלי העסק צריכים לבחון אותה, נוגעת לעלות העסקתם של עובדים המומחים בתפעול מערכת ה-SAP. פעמים רבות, יתגלה כי דווקא גיוס של עובדים ההופכים לחלק ממצבת כוח האדם של העסק, הוא תהליך יקר הרבה יותר מאשר רכישה של שירותי מיקור חוץ. הדבר נובע מהצורך לפתוח מחלקה שלמה שתעסוק בתפעול ה-SAP. לעומת זאת, כאשר בוחרים בחברה מקצועית המספקת שירותי תמיכה במערכת ה-SAP, מנהלי בית העסק אינם נדרשים להקציב סביבת עבודה נפרדת, ומחלקת כוח האדם של העסק אינה צריכה לטפל בקליטתם של העובדים וברווחתם.
הכשרה
תפעול מערכת ה-SAP מצריך הכשרה ייעודית. ישנם בית עסק רבים הבוחרים לגייס בעצמם את כוח האדם הנדרש ולדאוג להכשרתו הראויה. אלא שהכשרה איכותית משמעותה השקעת משאבים יקרים כגון זמן וכסף, ולא כל בית עסק מסוגל לכך. מלבד זאת, גם לאחר הכשרתו של העובד, נדרש לו זמן מה להסתגל לתהליכי העבודה ולהפנים את אופן הפעולה הרצוי בבית העסק. לעתים קרובות, יגלה המנהל כי לאחר שהשקיע זמן רב וכמות לא מבוטלת של כסף, מחליט העובד לפנות לדרך חדשה ולעזוב את מקום העבודה. במקרים אלו כל ההשקעה בעובד יורדת לטימיון ויש צורך להתחיל את התהליך מחדש עם עובד אחר. בחברת מיקור חוץ, לעומת זאת, דואג הספק להכשרת העובדים, ובמקרה של עזיבת אחד מהם, הוא האחראי לגיוסו של עובד חלופי.
הכרת תהליכי העבודה בבית העסק
מלבד נושאים חשובים כגון הכשרה ועלויות, קיים שיקול מרכזי נוסף שיש לקחת אותו בחשבון לפני קבלת ההחלטה. הכוונה היא כמובן לנהלי העבודה בבית העסק, ול"אני מאמין" של מנהליו. כשמדובר בעובדים המועסקים ישירות דרך בית העסק, בדרך כלל מתרחש תהליך טבעי והדרגתי של הפנמת הטרמינולוגיה המקובלת בסביבת העבודה, ועם הזמן העובדים לומדים ומטמיעים בתוכם את אופן העבודה הרצוי. בחברת מיקור חוץ, התהליך הזה אינו מתרחש באופן טבעי, שכן העובדים אינם מהווים חלק מהחברה. על כן, אם מנהלי העסק בוחרים במיקור חוץ, חשוב מאוד להבהיר לאיש הקשר מטעם ספקית השירות את נהלי העבודה ואת התהליכים השוטפים. חשוב גם לוודא כי איש הקשר של ספקית השירות מעודכן בכל הנוגע לשינויים בתחום זה, וזאת על מנת למנוע אי הבנות ולאפשר מהלך עבודה תקין.
שדרוג המערכות הקיימות
בבית עסק שאין בו מחלקה מיוחדת המטפלת בכל תחום המחשוב, לא תמיד מושם דגש מספק על נושא שדרוג המערכות. כך למשל ציוד תקשורת אינו מחודש, ומרכזיות אינן זוכות לרענון, גם כאשר קיימת טכנולוגיה חדשה ומתקדמת יותר. גם מערכת ה-SAP מצריכה מדי פעם שדרוג על פי העדכונים החדשים. כשבבית העסק אין גורם שיידאג לטפל בנושא זה, מגלים המנהלים שהוא סובל מהזנחה וכי מערכת ה-SAP שבה הם משתמשים אינה מעודכנת כלל. מכיוון שבחברות למיקור חוץ ה-SAP הוא כלי העבודה העיקרי, הרי שהן דואגות בדרך כלל לשדרוג תמידי שלו.
שמירה על רצף המידע
כאמור אחת הדאגות המרכזיות בכל הקשור לגיוס כוח האדם, הוא ההתמודדות עם עזיבת עובדים שבית העסק השקיע בהכשרתם. מנהל בית העסק יכול להחליט כי הוא מוכן לספוג הפסדים מסוג זה, אלא שאין מדובר רק בהפסד המשאבים שהושקעו בהכשרת העובד. כל עובד המשתלב בחברה שואב מתוך מאגר היידע שלה ותורם את חלקו שלו בחזרה. מסיבה זו, כאשר עובד עוזב את מקום העבודה, היידע שהצטבר באמצעותו אובד. כעת נדרש בית העסק להכשיר עובד נוסף שיצטרך בתורו ללמוד מחדש את היידע המקצועי הנדרש. הבחירה בחברה למיקור חוץ מאפשרת שמירה על רצף המידע המקצועי שמצטבר, וספקית השירות תדאג לכך שתמיד יהיה עובד מקצועי לרשות בית העסק.
Comments