איך לשמור על הענן חסכוני ואפקטיבי?

כמעט כל בית עסק נעזר היום בשירותי ענן (Cloud). באמצעות ענן ניתן לגבות את המידע העסקי, כך שבעת הצורך יהיה ניתן לבצע שחזור מהיר מבלי לפגוע בפעילות השוטפת של העסק. ישנן חברות שאף בוחרות נעזרות בשירותי

כמעט כל בית עסק נעזר היום בשירותי ענן (Cloud). באמצעות ענן ניתן לגבות את המידע העסקי, כך שבעת הצורך יהיה ניתן לבצע שחזור מהיר מבלי לפגוע בפעילות השוטפת של העסק. ישנן חברות שאף בוחרות נעזרות בשירותי הענן כשמדובר בתשתיות תקשורת, או מסתייעות במרכזיה בענן. כיום גם תוכנות רבות ניתנות לרכישה באמצעות שירותי הענן, וכך אף מתבצע שדרוג ללא צורך בפעולה מיוחדת מצד עובדי המשרד. אלא ששירותי ענן ניתנים תמורת תשלום, ומכאן החשיבות הרבה בניהול המשאב הזה שלעתים עלול להפוך ליקר מאוד. עלות שירותי הענן תלויים כמובן בנפח הזיכרון שבו בית העסק משתמש, ולכן חשוב במיוחד לוודא כי בכלי החשוב הזה נעשה שימוש אפקטיבי וחסכוני. להלן מספר הצעות ייעול.

הימנעו מרכישת גרסת Standalone

שירותי ענן קיימים במגוון רחב של נפחים ופורמטים. ניתן לרכוש שירות נפרד עבור כל עמדת מחשב (Standalone) אך גם יש אפשרות לבצע רכישה של חבילת מוצרים המתפקדים בשיתוף פעולה. ככלל מנחה, מומלץ להעדיף את שירותי ענן משותפים שהם בדרך כלל גם זולים יותר. כאשר פונים לספקית השירות כדאי לקבל מספר הצעות מחיר בהתאם לכמות המשתמשים, ולהשוות את הכדאיות לרכישה של חבילת שירותים כוללת. ברכישת החבילה חשוב גם לקבל מספקית השירות את פרטי איש הקשר שאליו ניתן יהיה לפנות גם בהמשך שעת הצורך.

אין חכם כבעל ניסיון

לעתים אין ברירה, ויש צורך בהכנסה של ענן Standalone למשרד, או שיש צורך לשלב ענן קיים בתוך המערכת. במקרים אלו חשוב לשכור את שירותיו של מומחה בתחום שישלים את העבודה במהירות ובמקצועיות. אם האינטגרציה של ענן ה-Standalone אינה מתבצעת במהירות, או שאינה מתבצעת כראוי, תנוטרל האפשרות לעבוד במערכת, מה שעלול לפגוע בפעילות השוטפת, ולהוביל להפסדים כלכליים.

גיבוי נכון - כיצד

פונקציית הגיבוי היא כמובן אחת החשובות עבור העסק. אובדן של מידע משמעו גם אובדן של שעות עבודה ארוכות שהושקעו בצבירה שלו. יחד עם זאת, גם את הגיבוי יש לבצע בחוכמה. גיבויים תמידיים עלולים להביא לבזבוז של מקום אחסון יקר ערך. על כן, לפני שבוחרים בספקית שירותי הענן, יש לוודא מספר דברים. יש לבדוק האם גיבוי גרסאות שונות של המידע שהצטבר יהיה יקר יותר, כמה זמן המידע יהיה מאוחסן וזמין (כמה שבועות או כמה שנים) והאם אחסון לזמן ארוך יותר יהיה גם יקר יותר. ישנם מקרים שבהם גיבוי מידע בענן בכמויות גדולות יהיה יקר מאוד, ויש להעדיף שימוש בשירותים אחרים כמו למשל גיבוי בכונן חיצוני. שיטה זו של גיבוי שלא במסגרת הענן יכולה להתאים בעיקר כאשר אין צורך בשימוש מיידי בגיבוי.

הסרת משתמשים מיותרים

העלות של שירותי הענן נקבעים על פי מספר משתמשי הקצה בארגון כלשהו. ניהול נכון של שירותי הענן כולל ניהול של רשימת המשתמשים בשירותים אלו. אם ישנן עמדות שנעזרו בעבר בענן ואילו כעת אינן פעילות יותר (עובד שעזב למשל), חשוב לעדכן את הרשימה מול ספקי השירות. אחת הדרכים שבהן ניתן להבטיח כי עדכון זה אכן יתבצע, היא למנות גורם אחראי שיבצע בדיקה תקופתית של רשימת המשתמשים הפעילים. את הבדיקה יש לבצע לפחות פעם בחצי שנה.

ניטור של החשבון

על מנת ששירותי הענן ימשיכו להיות חסכוניים ואפקטיביים עבור בית העסק, חשוב לבצע ניטור של החשבון. בשגרת העבודה השוטפת לא תמיד ישנה אפשרות לעקוב אחר פעילות חשבון הענן וניתן לבדוק מול ספקית השירות, האם הם מספקים גם שירותי מעקב שיוכלו להתריע על בעיות פוטנציאליות בחשבון לפני שהן הופכות לבעיה אמיתית. עניין זה יכול להיות קריטי במיוחד באותם המקרים שבהם בוחרים ברישיון שבמסגרתו התשלום מתבצע בהתאם לשימוש בפועל.

מתוך הנקודות שפורטו לעיל אפשר להסיק כי הכלל המרכזי המנחה את בית העסק בבחירת שירותי ענן הוא הכרת צרכי בית העסק. הגדרת הצרכים, מעקב צמוד אחר השימוש בשירותי הענן, ועדכון חבילת השירות בהתאם למשתמשים – כל אלו יהפכו את שירותי הענן לחסכוניים הרבה יותר.